Entenda os Passos Essenciais para Fechar o Ponto sem Atrasos e Riscos Trabalhistas
Entenda os Passos Essenciais para Fechar o Ponto sem Atrasos e Riscos Trabalhistas
O controle de jornada de trabalho é uma das tarefas mais importantes do Departamento Pessoal e Recursos Humanos. Dentro desse ciclo, o fechamento de ponto se destaca como o momento de ouro: é a etapa que consolida todas as informações para que o salário do colaborador seja calculado de forma justa e, principalmente, legal.
Mas, afinal, o que é o fechamento de ponto e por que ele exige tanta atenção? E como as empresas podem garantir que este processo seja feito de forma correta e sem dores de cabeça?
Entendendo o Fechamento de Ponto
O fechamento de ponto é o procedimento que ocorre ao final de cada ciclo de apuração (geralmente mensal, mas o período pode variar de acordo com a política interna), onde o DP ou RH revisa, valida e consolida todos os registros de entrada, saída, horas extras, faltas, atrasos e licenças de cada funcionário.
Esta consolidação não é apenas uma formalidade, é a base para a criação da folha de pagamento. Sem um fechamento de ponto preciso, a chance de erros na folha de pagamento nos vencimentos, descontos e, consequentemente, de problemas com a legislação trabalhista, aumenta drasticamente.
A Importância de um Fechamento Sem Inconsistências
Um processo de fechamento de ponto bem-feito é sinônimo de segurança e eficiência. Veja os principais benefícios:
- Conformidade Legal: A legislação brasileira, em especial a CLT e as Portarias do Ministério do Trabalho (como a 671), exige o registro e a apuração correta da jornada. Um fechamento preciso garante que a empresa cumpra todas as regras sobre horas extras, adicional noturno, intervalos e descanso.
- Cálculo Salarial Justo: Evita erros na folha de pagamento, garantindo que o colaborador receba o valor exato correspondente às horas trabalhadas e, ao mesmo tempo, que a empresa não pague a mais indevidamente.
- Redução de Retrabalho: Corrigir a folha de pagamento ou o banco de horas depois do fechamento toma um tempo valioso do RH. O foco na eficiência na apuração inicial minimiza a necessidade de correções posteriores.
- Prevenção de Passivos Trabalhistas: Inconsistências ou manipulações no registro de ponto são um risco enorme. Um sistema confiável e um processo transparente servem como prova em caso de fiscalização ou processos.
Prazos e Etapas: O Ciclo Ideal
O prazo mais comum para o fechamento de ponto é o último dia do mês, coincidindo com o final do período de apuração da folha. No entanto, algumas empresas optam por fechar o ponto no dia 20 ou 25 para dar tempo hábil ao setor de contabilidade para processar os dados.
O processo ideal inclui as seguintes etapas:
- Coleta e Registro: O início de tudo, onde as marcações são feitas pelos colaboradores (via relógio de ponto físico, aplicativo mobile, etc.).
- Tratamento e Conferência: O RH/DP deve analisar cada registro, identificando marcações faltantes (omissões), horas extras, atestados e justificativas de ausências.
- Aprovação Gerencial: Os gestores de área revisam e aprovam as horas extras e as justificativas dos seus times.
- Cálculo e Consolidação: O Software de ponto realiza o cálculo automático das horas trabalhadas, banco de horas, DSR (Descanso Semanal Remunerado) e adicionais.
- Exportação para a Folha de Pagamento: Os dados consolidados são transferidos para o sistema de folha de pagamento para a geração dos valores a serem pagos.
- Fechamento do Período de Ponto: O fechamento do período consiste em registrar no sistema que o ponto já foi apurado e enviado para folha, no entanto ainda permite que sejam feitos ajustes e manutenções, inclusão de atestados, etc. Neste caso, o sistema reconhece o novo lançamento e apura as diferenças para exportá-las para o próximo período de folha de pagamento.
- Bloqueio do Período de Ponto: O bloqueio do período de ponto, evita novos ajustes e lançamentos de ocorrências e marcações para garantir a segurança das informações já apuradas e enviadas para a folha de pagamento do período.
Principais Erros a Evitar
A pressa e a falta de automação são os maiores inimigos da eficiência. Evite:
- Processos Manuais: Usar planilhas para tratar dados de ponto é um convite ao erro humano, além de consumir um tempo desnecessário.
- Atraso na Justificativa: Deixar para justificar faltas ou horas extras no último dia de fechamento gera um acúmulo de trabalho e aumenta o risco de esquecimentos.
- Falta de Comunicação: Não alinhar com gestores e colaboradores sobre as políticas de ponto (tolerâncias, aprovação de horas) causa retrabalho na hora da conferência.
O Papel da Ponto Soft na Simplificação do Fechamento
O Ponto Soft foi desenvolvido exatamente para transformar este processo complexo em algo ágil e seguro. Nossa solução automatiza o cálculo das jornadas, considerando automaticamente as regras da CLT e as políticas internas da empresa. Isso significa que, na hora do fechamento, a maior parte do trabalho já foi feita. O sistema destaca inconsistências, automatiza a apuração de horas e gera relatórios completos, prontos para serem integrados à sua folha de pagamento.
Se você busca um fechamento de ponto sem falhas, que garanta a conformidade legal e a satisfação dos seus colaboradores, a automação é o caminho. Com o Ponto Soft, você ganha tempo para focar no desenvolvimento do capital humano, em vez de se perder em planilhas.
Saiba como garantir uma gestão da jornada transparente e eficaz!
