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O setor de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal desempenha um papel fundamental nas empresas, sendo responsável por diversas atividades relacionadas aos colaboradores. Um dos profissionais essenciais nesse departamento é o analista de departamento pessoal, cujas atribuições nem sempre são conhecidas e valorizadas pelos demais setores. De maneira geral, o setor de Departamento Pessoal é responsável pelos registros documentais relativos ao quadro de colaboradores, responsável pelos cuidados com toda burocracia correspondente a estes, quanto à sua chegada até seu desligamento, responsável também, pelos pagamentos, pelo cumprimento de exigências legais, pela transmissão de informações aos órgãos competentes e pelo recolhimento de tributos específicos.

Vamos explorar mais sobre as funções desse profissional e sua importância para as empresas. Confira a seguir!

As responsabilidades do analista de departamento pessoal

O analista de departamento pessoal possui um conjunto abrangente de responsabilidades, que visam garantir o bom funcionamento e cumprimento das obrigações trabalhistas. As suas funções têm muito a ver mais especificamente com o setor pessoal. Tem aspectos qualitativos e quantitativos: além de requerer conhecimentos técnicos – sobre a rotina burocrática, operacional e estratégica do departamento – é preciso que o analista de departamento pessoal comunique- se também com os colaboradores da empresa de forma assertiva. Algumas das principais funções desse profissional incluem:

1. Supervisão e apoio ao departamento: O analista de departamento pessoal supervisiona as atividades do departamento, garantindo que todas as tarefas sejam executadas corretamente e em conformidade com a legislação trabalhista. Além disso, apresenta-se como rede de apoio do time no desempenho de tarefas e ou eventuais dúvidas, garantindo excelência nas entregas.  

2. Gestão de convenções coletivas e legislação trabalhista: O profissional é responsável por acompanhar e aplicar as normas previstas nas convenções coletivas e na legislação trabalhista, garantindo que a empresa esteja em conformidade.

3. Admissões e demissões: O analista de departamento pessoal cuida dos processos de admissão e demissão de funcionários, incluindo o preenchimento de documentos, cálculos de rescisões e orientação aos colaboradores. Sem esquecer também de ações complementares e necessárias, como a gestão de exames admissionais e demissionais.

4. Folha de pagamento: Aqui, o departamento pessoal tem uma missão bem importante: considerar todos os fatores financeiros que rodeiam o salário. O profissional é responsável por processar a folha de pagamento dos colaboradores, considerando salários, benefícios, descontos, impostos e demais aspectos financeiros relacionados. Além de descontos e benefícios, é preciso se ocupar com o décimo terceiro, recolhimento de taxas (imposto de renda, eSocial, taxa sindical, INSS e FGTS).

5. Controle de ponto: O analista de departamento pessoal realiza a gestão das horas trabalhadas pelos funcionários, utilizando sistemas como o Ponto Soft, oferecem funcionalidades para o registro eletrônico e controle eficiente da jornada de trabalho. É essencial sua atuação nessa etapa da rotina do trabalho, pois possibilita um controle mais firme das ausências justificadas ou não, bem como horas extras para banco ou pagas, e atrasos de qualquer gênero.

6. Férias e afastamentos: O profissional de departamento pessoal se encarrega da manutenção das férias do time, estruturando um calendário coeso — conforme as preferências do colaborador, mas sem prejudicar a rotina produtiva da empresa. No que diz respeito a licenças e afastamentos por motivos de saúde ou maternidade, o profissional controla os prazos garantindo que sejam cumpridos conforme os direitos estabelecidos.

7. Encargos sociais e contribuições sindicais: O analista de departamento pessoal realiza o cálculo e recolhimento dos encargos sociais, como FGTS e INSS, além de administrar as contribuições sindicais e taxas assistenciais. Esse profissional é responsável por garantir que todos os tributos sejam pagos em tempo e na íntegra.

8. Gestão de benefícios: O profissional cuida da gestão dos benefícios oferecidos aos colaboradores, como plano de saúde, vale-alimentação, vale-transporte, entre outros, garantindo que sejam concedidos de acordo com as regras estabelecidas e assegurando que os colaboradores não tenham problemas na utilização.

9. Rotinas previdenciárias: O analista de departamento pessoal lida com as obrigações previdenciárias, realizando o envio de informações e documentos aos órgãos competentes, como o CAGED, RAIS e DIRF.

10. Relacionamento interno e atendimento:  Levando em consideração as inúmeras regras e burocracias no que diz respeito as normas trabalhistas, o profissional atua como ponto de contato para os colaboradores, fornecendo orientações sobre questões trabalhistas, esclarecendo dúvidas de forma clara e objetiva e garantindo um bom relacionamento interno.

Requisitos técnicos e competências do analista de departamento pessoal

Além das responsabilidades mencionadas, o analista de departamento pessoal precisa possuir requisitos técnicos e competências específicas para desempenhar suas funções de forma eficiente, como:

Conhecimento da rotina da empresa e do departamento: É fundamental que o profissional tenha um amplo conhecimento da rotina da empresa, do negócio em que está inserido e das particularidades do departamento pessoal.

Conhecimento das obrigações trabalhistas: O analista de departamento pessoal deve estar sempre atualizado sobre as obrigações trabalhistas e as mudanças na legislação, para garantir a conformidade da empresa e evitar problemas legais.

Habilidades de comunicação interpessoal:

Muitas vezes, relaciona-se inteligência emocional no trabalho e capacidade de comunicação clara e cordial ao perfil do profissional de departamento pessoal. O profissional precisa ter habilidades de comunicação efetiva, pois irá lidar com colaboradores, sindicatos e contadores, mantendo um diálogo constante e transmitindo informações de maneira clara e assertiva.

Conhecimento de ferramentas digitais: A busca pelo conhecimento e aprimoramento deve estar presente no cotidiano do departamento pessoal. O profissional deve estar familiarizado com as ferramentas digitais utilizadas no departamento pessoal, como sistemas de gestão de pessoas e plataformas de controle de ponto, a fim de otimizar as atividades e evitar erros.

Importância do departamento pessoal para as empresas

O departamento pessoal desempenha um papel crucial nas organizações, sendo um centro de custos significativo. Além disso, garante a transmissão de informações precisas aos colaboradores e empresa de modo geral, no que diz respeito a normas estipuladas pela Convenção Coletiva. Um bom funcionamento deste setor evita complicações relacionadas ao cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e operacionais, garantindo a produtividade e a imagem da marca empregadora.  

Conclusão

O analista de departamento pessoal é um profissional essencial para garantir a conformidade e eficiência das atividades relacionadas aos colaboradores de uma empresa. Suas responsabilidades vão desde a supervisão do departamento até a gestão de convenções coletivas, folha de pagamento, controle de ponto e demais processos trabalhistas.

Fazer uso da tecnologia no gerenciamento de documentações e informações pode fazer total diferença em sua companhia. Com objetivo de automatizar e agilizar os processos de sua empresa e contribuindo com uma gestão precisa e poderosa de sua marca.

Para otimizar as atividades do departamento pessoal, é importante contar com um bom sistema de ponto, como o Ponto Soft. Com ele, você obtém diversos benefícios para a gestão de recursos humanos: é possível controlar a frequência dos funcionários, realizar trocas de horários de trabalho, gerenciar banco de horas, acompanhar horas extras e noturnas, registrar justificativas, criar escalas, gerenciar turnos e revezamentos, e acessar informações de todas as empresas do mesmo grupo econômico e filiais. Além disso, o sistema permite a gestão eficiente da mão de obra, proporcionando insights sobre a eficiência dos funcionários, equipes e centros de custo, e oferece recursos para a gestão de refeitório e transporte.  

Com o controle de ponto em nuvem, as empresas podem agilizar processos, garantir a conformidade com a legislação trabalhista e otimizar a gestão de pessoal de forma prática e eficaz. Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba mais sobre o Ponto Soft.

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