O controle de ponto é uma obrigação para todas as empresas com pelo menos 20 funcionários, a melhor forma de cumprir com essa legislação é por ferramentas online.  

É possível encontrar diversas opções gratuitas disponíveis que realizam a anotação e gestão de frequência dos funcionários, entretanto, nem sempre essas soluções cumprem com os requisitos de segurança jurídica e adequação legal exigidos para o controle de ponto.

Se você está buscando por soluções de ponto eletrônico, deve ter conhecimento de quais são os requisitos para ter a segurança e confiabilidade exigidas por lei. Tudo isso para não escolher soluções que podem até trazer uma economia no primeiro momento, mas ocasionar riscos trabalhistas.

E justamente pra isso escrevemos esse artilho, queremos lhe ajudar a encontrar uma solução de controle de ponto ideal para você!

Controle de ponto online:

O controle de ponto online utiliza da tecnologia e soluções web para realizar a coleta e tratamento dos registros de entrada e saída dos funcionários.  

Tudo isso já é previsto por lei, enquanto a anotação de entrada e saída dos funcionários está definida no Artigo nº 74 da CLT, as formas de controle dessas anotações estão na Portaria 671 de 2021 do MTP.

A gestão de frequência online requer softwares que realizem o cálculo de ponto dos funcionários, de forma resumida, a diferença entre os horários de entrada e saída e a soma de tudo isso no período para fechar o ponto. Entretanto, na prática isso não pode ser resumido, existem diversos detalhes como horários definidos em contrato ou sua flexibilidade, marcações no meio do dia, faltas e atrasos, adicionais de horas extras, banco de horas, tolerâncias, etc. Tudo isso deve estar presente e funcionar no sistema de controle de ponto.

Mas antes do tratamento dos registros, deve haver a sua coleta, o que na prática é a forma que o funcionário informa o horário que começou e terminou sua jornada de trabalho. Existem 3 formas de realizar essa coleta no controle de ponto online:  

• Relógios Eletrônicos de Ponto (REPs): São os relógios convencionais que ficam na sede da empresa, nos quais os funcionários realizam a marcação por proximidade do crachá ou biometria.

Na portaria são definidos como REP-C, aqueles que possuem o certificado do Inmetro, são homologados pelo MTP, possuem porta fiscal, memórias de trabalho e registro, além da emissão do comprovante de registro.

• Aplicativos ou páginas: Essas são as formas mais modernas de coletar as marcações, que permitem que o funcionário realize o registro por meio de aplicativos em seu smartphone, acessando páginas na web ou por um computador disponibilizado para o cliente (quiosque de funcionário). As formas de marcação podem variar: informando o horário exato, clicando em um botão, QR Code e até identificação facial.  

A portaria define duas maneiras de utilizar esse meio de registro, como REP-P quando há a emissão e tempo de consulta do comprovante, e REP-A, quando não tem comprovante e a empresa possuí autorização do sindicato para utilizar.

• Equipamentos para registro: Esses equipamentos podem até se parecer com os REPs, porém não possuem os mesmos requisitos legais. Podem ser encaixados nas regras do REP-A ou REP-P, dependendo da forma que funcionam e do cumprimento dos requisitos.

Ao contratar um sistema de controle de ponto, a empresa deve se atentar às seguintes questões:

• As marcações devem ser fiéis e não podem ser alteradas, o sistema precisa certificar isso.
• A forma de marcação se encaixa em REP-C, REP-P ou REP-A? Cumpre os requisitos de cada um?
• O sistema mantém os históricos de regras e horários por empresa e por funcionário?
• Os documentos legais (AFD, AEJ e Atestados com assinatura digital e os espelhos de ponto).
• O sistema tem suporte?

• O software utilizado garante a guarda dos dados de forma confiável e é possível garantir que nada irá simplesmente desaparecer?

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Quais os problemas do ponto eletônico online grátis?

Ao entender todos os requisitos que um sistema de controle de ponto possuí já é possível imaginar quais os problemas que soluções gratuitas podem trazer. Em soluções gratuitas não há como ter a garantia da conformidade legal do sistema.

Essas questões podem causar riscos para a empresa que faz uso de uma solução desse tipo. Isso porque não há como certificar a validade legal das informações, se qualquer funcionário questionar os dados a empresa não terá como se proteger.

Desta forma, o que parecia uma economia acaba em multas e processos trabalhistas.

Contrate soluções completas de Ponto Eletrônico Online:

Se você quiser realizar o controle de ponto na sua empresa com tranquilidade e confiança, deve contratar uma solução completa de gestão de frequência.

A solução ideal para sua empresa é aquela que une:

• Conformidade legal: Adequação à CLT e à Portaria 671, mas também às gerais como a LGPD;
• Segurança jurídica: Manutenção de históricos, alertas de inconsistências (atrasos, faltas, etc), confiabilidade no cálculo e facilidade para correções pós fechamento de ponto.
• Segurança da Informação: Confiabilidade, integridade e disponibilidade dos dados. Garantir que as marcações não foram alteradas, ter rastreabilidade das ações e acesso por usuário.
• Flexibilidade: O sistema deve permitir que todas as regras de controle de jornada da sua empresa possam ser cadastradas e automatizadas.

• Agilidade: Além da segurança, a solução também deve oferecer facilidades no seu uso diário e velocidade no cálculo e fechamento de ponto.

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