A distração e esquecimento na hora de fazer o registro de ponto eletrônico já é um problema que faz parte do cotidiano das empresas. Entretanto, isso pode ser evitado!

Pela CLT, no artigo 74, é dito que todos os funcionários precisam fazer o registro de ponto nas empresas com mais de 20 empregados, porém a lei não deixa explícito o que deve acontecer quando o funcionário esquece de registrar o ponto.  

Justamente por conta desta brecha, nem todas as empresas identificam como um problema o esquecimento da marcação de ponto e também não conseguem tratar isso.  

Desta forma, vamos abordar o tema nos seguintes tópicos:  

• Por que os funcionários esquecem de marcar o ponto?  
• Esquecer o registro é um problema?  
• Como evitar que os funcionários esqueçam de registrar o ponto?  

• O que fazer quando o funcionário esquece de marcar o ponto?  

Por que os funcionários esquecem de marcar o ponto?

Os motivos para um funcionário esquecer de marcar o ponto são diversos, sejam individuais, culturais da empresa ou a união de ambos. Seja qual for, é importante que a empresa busque entender os motivos para evitar o problema.

A pressa é o motivo mais comum, as vezes o funcionário está no limite do horário estipulado e passa pelo relógio sem dar atenção. Outra razão bem comum é quando o relógio não fica em uma rota de passagem dos empregados, basicamente “escondido”, os colaboradores acabam esquecendo que existe essa obrigação. Um motivo que também está relacionado a isso é que nem todos os colaboradores entendem a importância do registro de ponto.  

Lembrando que esse não é um problema apenas do relógio de ponto convencional, também acontece com funcionários que fazem o registro pelo computador ou smartphone. Neste caso, a razão continua sendo a desatenção ou a pressa, quando o colaborador só começa a trabalhar e esquece de registrar o ponto.  

Esquecer o registro é um problema?

Muitas empresas não tratam os esquecimentos como um problema, entretanto, levar esse assunto desse jeito pode causar riscos a todo o processo do DP. Nem sempre o esquecimento é um problema, mas é necessário observar a recorrência e a a quantidade de funcionários com esse hábito.  

O controle de frequência depende do registro de ponto para confirmar a jornada de trabalho do empregado, com as horas realmente trabalhadas (tirando os casos de ponto por exceção). Assim, quando o colaborador constantemente esquece de registrar o ponto, todo o controle pode ter problemas.  

Quando não ocorre a comprovação do início da jornada de trabalho do empregado, são abertas brechas para o questionamento do espelho de ponto.  

Isso fica pior quando a empresa não possui um controle de acesso, já que não existe outra alternativa para comprovar a hora de entrada ou saída do colaborador.  

Outro problema que acontece quando o colaborador esquece de registrar o ponto é o trabalho extra gerado para o setor de Departamento Pessoal. Isso porque será necessário incluir todos os registros, solicitar as justificativas, etc.  

Como evitar que os funcionários esqueçam de registrar o ponto?

Já vimos alguns dos motivos pelos quais os empregados esquecem de marcar o ponto e o motivo pelo qual isso é um problema para a empresa, agora vamos encontrar soluções para evitar isso.  

Para empresas com colaboradores presenciais, que utilizam relógio de ponto convencional ou soluções que funcionam de forma semelhante, o primeiro passo, é entender o fluxo de entrada dos empregados. É preciso entender qual o caminho mais comum feito desde a entrada na empresa até chegar ao local de trabalho.  

Mapeando os fluxos de passagem dos funcionários é possível posicionar o equipamento da melhor forma possível, para evitar que ele seja “ignorado”. Assim fica mais fácil tornar a marcação de ponto um hábito para os funcionários.

Para os empregados que marcam ponto pelo smartphone ou computador, as ações são diferentes. Aqui vamos utilizar a tecnologia ao nosso favor, com notificações que lembram o funcionário de registrar o ponto. Também é importante aconselhar que o funcionário deixe o ícone do aplicativo em um lugar de destaque, justamente para não esquecer.  

O empregado vai prestar mais atenção nas marcações quando entender suas implicações, por isso é importante instruir sobre a marcação de ponto logo na integração. É importante que o colaborador saiba que ter os registros sempre em dia e na hora certa garante mais segurança pra ele.

O funcionário não esquece das marcações quando entende a importância dessa ação.  

Além das ações citadas acima, ao monitorar o esquecimento de marcações e utilizar isso para criar avisos, o hábito das marcações será criado. A empresa pode criar alertas para os colaboradores que esqueceram a marcação conforme uma quantidade de vezes estipulada, relembrando a importância de deixar o ponto em dia.  

O que fazer quando o funcionário esquece de marcar o ponto?

Mesmo que todas as ações sejam feitas para evitar que o empregado esqueça de marcar o ponto, isso pode continuar acontecendo as vezes, por isso a empresa precisa tomar ações confiáveis que tratem o esquecimento.  

A solução é a justificativa com marcação, que vai “substituir” o registro, é necessário que tenha a descrição, na qual o funcionário explica o que ocorreu. Por isso, a descentralização de tarefas é uma boa prática, para que o próprio funcionário faça sua própria justificativa.  

Um hábito que garante segurança no processo de controle de frequência, é a assinatura do funcionário espelho de ponto. Não é uma questão apenas para resolver a falta de marcação, mas como um todo, confirma que o colaborador concorda com o que está no documento, que gerou seu pagamento.  

Tomar ações que evitam que os empregados esqueçam de registrar o ponto, garantem mais tranquilidade e segurança tanto para empresa como para colaborador. Tudo isso torna o ambiente de trabalho melhor e agiliza o trabalho do DP.  

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