A gestão de Ponto eletrônico é formada por uma forma de coleta do registro e o sistema para o tratamento do mesmo, que irá gerar o espelho de ponto e os dados enviados para a folha de pagamento. Atualmente, pelo crescimento das inovações tecnológicas e mudanças na legislação, as empresas podem contar com diversas formas de disponibilizar a marcação de ponto dos funcionários.

O que diz a lei:

Todas as regras do ponto eletrônico estão definidas na Portaria 671 de 2021 do MTP, que veio para substituir as antigas portarias 1510 de 2009 e a 373 de 2011, ambas do MTE.

A Portaria 671 definiu três formas legais de registrar o ponto dos funcionários, cada uma com suas regras e requisitos legais:

REP-C:

O Registro Eletrônico de Ponto Convencional é provavelmente o mais conhecido pelas empresas e funcionários, pois nada mais é do que o Relógio Eletrônico de Ponto (REP) que antes estava na portaria 1510.

Ele sofreu algumas mudanças com a nova legislação, os novos modelos possuem identificação dos funcionários pelo CPF (não mais o PIS) e também não há a necessidade de registro no CAREP. Seus requisitos são:

• Homologação pelo MTP;
• Certificado do INMETRO;

• Estar fisicamente no local de trabalho;
• Emitir o comprovante de registro impresso;
• Memória de Registro de Ponto com retenção de dados por 10 anos;
• Memória de Trabalho;
• Porta fiscal USB;

• Emissão AFD;
• Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade da Fabricante;
• Uso exclusivo para registro de ponto.

REP-P

O Registro Eletrônico de Ponto por Programa foi a novidade da Portaria 671, pois define uma forma de coletar as marcações de funcionários por aplicativos, programas e equipamentos que não tem os mesmos requisitos do REP-C e também não precisam de autorização pelo sindicato (mediante acordo ou convenção coletiva).

Nesses casos, as soluções para registro de ponto possuem os seguintes requisitos:

• Registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), como Programa de Computador;
• Função exclusiva para marcação de ponto;
• Emissão do comprovante de registro impresso ou PDF, com assinatura digital;
• Armazenamento de Registro de Ponto (ARP) com retenção de dados por 5 anos;

• Possibilitar marcações online ou offline;
• Emitir o AFD com assinatura digital;
• Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade da Fabricante.

REP-A

O Registro Eletrônico de Ponto Alternativo também já era conhecido, pois estava permitido pela Portaria 373. Essa forma de marcação também permite o uso de aplicativos, programas e equipamentos com regras diferentes das que são definidas pela REP-C e REP-P, mediante autorização do sindicato, por acordo ou convenção coletiva.

O REP-A também sofreu mudanças com a nova portaria, como a emissão do AFD assinado digitalmente.

Desta forma, seguem os seguintes requisitos legais:

• Autorização por Acordo ou Convenção coletiva válidos;
• Não desrespeitar as regras gerais do registro eletrônico;

• Emitir AFD com assinatura digital;
• Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade da Fabricante.

Quais são as soluções para Ponto Eletrônico na prática:

A legislação nos deu as regras para as marcações de ponto eletrônico, com isso, foram criadas diversas soluções para coleta de registro que se encaixam em uma ou mais formas legais (REP-C, REP-P ou REP-A):

REP (Relógio Eletrônico de Ponto):

Começamos pela forma mais conhecida de marcação, são os relógios em conformidade com o REP-P. Esses são os equipamentos que ficam na sede da empresa e o funcionário faz o registro por senhas, biometria ou crachás, logo após é emitido o comprovante.  

Aplicativo para smartphones:

Atualmente, é fácil afirmar que todo funcionário possuí um smartphone, desde modelos mais simples ou até os mais modernos. Por isso, muitas empresas podem disponibilizar a marcação de ponto via aplicativo.

Os aplicativos podem estar em conformidade com o REP-P, quando há a emissão do comprovante com assinatura digital e a ação do registro e o armazenamento estão em servidores separados. Se não tiver esses requisitos precisa de autorização do sindicato, para o uso como REP-A.

Serviços WEB/Quiosque de funcionários:

Para empresas com maior infraestrutura de computadores é possível realizar a coleta de marcações por meio de serviços web ou programas.  

A marcação dos funcionários pode ser de diversas formas, mediante login e senha (mais indicado quando o computador é apenas do funcionário) ou com um leitor de biometria/proximidade junto do computador (indicado quando são diversos funcionários para registro na mesma máquina).  

Novamente, a solução pode ser considerada REP-P, quando há comprovante com assinatura digital, além de registros e o armazenamento em servidores exclusivos. Ou com autorização do sindicato, para o uso como REP-A.

Tablets:

Aplicativos para tablets também podem ser uma solução para a coleta de registro de ponto dos colaboradores, principalmente para disponibilizar nas sedes da empresa de forma coletiva (Assim como o relógio ponto). Nesses casos, o registro pode ser feito por identificação facial ou QR Code, com todos os colaboradores utilizando um tablet disponibilizado pela empresa.

Esses aplicativos podem ser autorizados pelo sindicato para uso como REP-A, ou seguir os requisitos do REP-P.

Equipamentos:

Além dos relógios de ponto definidos como REP-C, também podem ser disponibilizados outros equipamentos parecidos com os REPs, porém com funcionalidades e requisitos diferentes. Esses equipamentos podem ser disponibilizados como REP-A (quando não há impressão do comprovante) ou REP-P (quando não existem as memórias fiscais e de trabalho e nem a homologação no MTP).

E como fica o livro, cartão ponto e relógio cartográfico?

As formas de registro de ponto manuais e mecânicas também estão definidas na portaria 671, entretanto, não são consideradas ponto eletrônico. Por isso, não são indicadas, já que não possuem requisitos técnicos de segurança, a empresa fica suscetível a fraudes de ponto.

Como utilizar as formas de marcação de ponto eletrônico na sua empresa?

Uma empresa não está limitada a utilizar apenas uma forma de registro de ponto eletrônico, é possível combinar diversas formas conforme sua necessidade.  

Desta forma, é possível utilizar os reps na sede da empresa, tablets para equipes remotas e aplicativos em smartphones para os funcionários em home office.

Para utilizar qualquer forma de ponto eletrônico é necessário um software de tratamento, principalmente que permita o uso de uma ou mais soluções.

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