Sua empresa ainda resiste à digitalização de processos? Descubra porque isso pode ser um erro!

A digitalização de processos é a automação de ações manuais, que garante maior agilidade e produtividade das equipes. Entretanto, muitas empresas ainda resistem A essa modernização, entretanto, assim elas renunciam a muitos benefícios.

Nesse artigo vamos apresentar o que é a digitalização dos processos, seus benefícios e aplicação no setor de RH, junto disso, vamos desmitificar essa ação.

O que é a digitalização de processos?

A digitalização de processos é a transformação e automação de ações manuais. Na digitalização, as tarefas realizadas por puro esforço humano são migradas para um software.

É importante frisar que a digitalização de processos não é apenas a contratação de um software, envolve toda uma mudança cultural dentro da empresa e dos setores. A digitalização de processos demanda um amplo conhecimento de todas as tarefas realizadas no setor e o estudo de como elas podem ser automatizadas.

Alguns exemplos de digitalização de processos são:

• Cálculo de horas trabalhadas;

• Controle de estoque;

• Envio de propostas comerciais;

• Envio de avisos para clientes.

Passos da digitalização de processos

Para realizar a digitalização de processos é importante seguir determinados passos:

1. Definir o processo a digitalizar;

2. Estudar a fundo o processo, todas as ações e variáveis possíveis;

3. Encontrar no mercado uma solução que atenda;

4. Fazer testes para testa o atendimento do software na automação;

5. Implementar o software.

Quais as vantagens da digitalização de processos?

A digitalização de processos garante múltiplas vantagens para as empresas, as principais que podemos citar são:

Tempo: O maior e principal ganho com a digitalização de processos em empresas é o aproveitamento de tempo. Com a automação, uma tarefa que levava horas pode ser reduzida em minutos, executadas em segundo plano e até realizadas em tempo real. Tudo isso salva o tempo o tempo das equipes, permitindo que mais tarefas sejam realizadas no tempo em que apenas uma era feita.

Geração de dados: Com a automação fica mais fácil definir métricas e KPI para que sejam dimensionadas de forma automática. Assim, fica fácil saber dados importantes sobre produção, faturamento e tempo de trabalho.

Trabalho estratégico: O trabalho se torna mais estratégico quando se tem dados e tempo para trabalhar com eles, por isso a digitalização traz também essa vantagem. O tempo que as equipes ganham ao retirar o trabalho manual é aplicado na criação de estratégias.  

Economia: Por fim, quando processos são digitalizados é visto também uma economia financeira, seja na melhor gestão da verba com o trabalho estratégico, ou até na redução de horas extras que eram realizadas.

Digitalização de processos do controle de ponto

Um dos principais processos que só tem a ganhar com a digitalização dos processos é o controle de ponto. Isso se dá pois é uma atividade que demanda uma série de registros e cálculos, o próprio fechamento do ponto feito de forma manual pode levar dias.

Com a digitalização do processo de controle de ponto as empresas eliminam a correria do período de fechamento, que pode ser feito em minutos. Além disso, a equipe do RH ganha dados assertivos sobre a produtividade e horas trabalhadas das equipes, fornecendo informações estratégicas para a gestão.
A solução ideal para digitalização de processos do controle de ponto é o Ponto Soft, conheça!

Mitos da digitalização de processos

Antes de finalizar, é importante esclarecer alguns mitos da digitalização de processos:

• Digitalização de processos vai causar demissões:  A digitalização de processos muda a forma com que o trabalho é executado, os funcionários saem de uma posição manual e entram em tarefas estratégicas, não necessariamente a redução de equipes.

• Digitalização de processos é caro: A contratação de sistemas para digitalização de processos é em primeira vista um custo alto, entretanto a quantidade de benefícios também é proporcional. Inclusive, digitalizar processos pode causar redução de diversos custos, barateando atividades.

• Digitalização de processos é só para empresas grandes: Empresas pequenas tem muito a ganhar com a digitalização de processos, inclusive facilitando o trabalho de funcionários que muitas vezes acabam acumulando funções, ou mesmo dando informações e caminhos para o crescimento.

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