A LGPD no RH mudou as regras da gestão de pessoas e exige parceiros de confiança

A LGPD no RH mudou as regras da gestão de pessoas e exige parceiros de confiança

A gestão de Recursos Humanos sempre foi uma área baseada em informação. Histórico profissional, dados bancários, informações de saúde, contatos de emergência. O RH é, por natureza, o guardião de um volume imenso de dados pessoais. Com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que era apenas uma rotina de arquivos se tornou uma operação complexa de conformidade legal.

A aplicação da LGPD no RH não é opcional e transformou profundamente a maneira como as empresas coletam, armazenam, utilizam e descartam informações de seus colaboradores.

Ignorar essas novas regras não é apenas um risco para a segurança da informação. É um risco financeiro e reputacional que pode custar caro, com multas que podem chegar a grandes montantes financeiros.

Neste artigo, vamos explorar os cuidados essenciais que sua empresa deve adotar, quais dados exigem mais atenção e como a tecnologia certa é a maior aliada para manter sua gestão de pessoas segura e transparente.

O que são dados sensíveis no RH?

A lei faz uma distinção importante entre "dados pessoais" e "dados pessoais sensíveis". O RH lida com ambos o tempo todo.

• Dados Pessoais Comuns: São informações que identificam uma pessoa, como nome, CPF, RG, endereço e e-mail corporativo.

• Dados Pessoais Sensíveis: Exigem um nível de proteção muito maior, pois sua exposição pode gerar discriminação. A LGPD é clara ao defini-los.

No contexto do RH, os dados sensíveis mais comuns incluem:

• Dados de Saúde: Atestados médicos, exames admissionais, demissionais e periódicos, informações sobre deficiências (PCD) ou condições de saúde.

• Biometria: Seja a impressão digital ou o reconhecimento facial usado no controle de ponto, esta é uma das informações mais sensíveis que existem, pois é única e imutável.

• Filiação Sindical: A informação sobre a qual sindicato o funcionário é filiado (ou se é filiado) é considerada sensível.

• Origem Racial ou Étnica: Informações coletadas para censos internos ou programas de diversidade.

O tratamento de dados sensíveis exige uma justificativa legal (base legal) ainda mais robusta e medidas de segurança reforçadas.

Como a LGPD impacta o ciclo de vida do colaborador?

A conformidade com a LGPD no RH deve estar presente em toda a jornada do colaborador, desde antes da contratação até muito depois do desligamento.

1. Recrutamento e Seleção

O cuidado começa aqui. A empresa pode coletar os dados do currículo, mas deve ter uma finalidade clara. Não se deve pedir informações desnecessárias para a vaga (como religião ou time de futebol). Além disso, a empresa deve informar ao candidato o que será feito com aqueles dados e por quanto tempo serão mantidos.

2. Contratação e Admissão

Na admissão, a coleta de dados aumenta, incluindo dados sensíveis (como o exame admissional). Aqui, a principal base legal não é o consentimento, mas sim o cumprimento de obrigação legal (como dados para o eSocial) e a execução do contrato de trabalho. O funcionário deve ser informado de forma transparente sobre quais dados estão sendo coletados e por quê.

3. Durante o Contrato de Trabalho

É aqui que o controle de ponto, a gestão de benefícios e as avaliações de desempenho entram. O ponto eletrônico, por exemplo, coleta dados de jornada. Se usar biometria, como o reconhecimento facial, a atenção deve ser redobrada. A empresa precisa garantir que esse sistema seja seguro e que o acesso a ele seja restrito.

4. Desligamento

Quando o funcionário é desligado, a empresa não pode simplesmente "deletar tudo". Existem obrigações legais (trabalhistas e previdenciárias) que exigem a guarda desses documentos por anos. O RH deve ter um processo claro para armazenar esses dados de forma segura (muitas vezes bloqueados para consulta regular) e descartá-los corretamente após o prazo legal.

Boas práticas para garantir a conformidade

Manter o RH alinhado à LGPD exige uma mudança de cultura e a adoção de processos rigorosos, muitas vezes alinhados a padrões internacionais como a ISO 27001.

• Mapeamento de Dados (Data Mapping): O primeiro passo é saber exatamente quais dados o RH coleta, onde eles estão armazenados (planilhas, softwares, arquivos físicos), quem tem acesso e por que eles são necessários.

• Princípio da Minimização: Colete apenas os dados estritamente necessários para a finalidade. Se você não precisa da informação, não a peça.

• Transparência: Crie uma política de privacidade interna clara, informando aos colaboradores como seus dados são tratados.

• Controle de Acesso: Apenas pessoas autorizadas do RH devem ter acesso a dados sensíveis. Um analista de RH não precisa ter acesso ao atestado médico do CEO, por exemplo.

• Segurança da Informação: Invista em sistemas seguros, com criptografia, backup e proteção contra vazamentos.

O papel dos fornecedores: seu sistema de ponto é seguro?

Um dos maiores riscos para a LGPD no RH não está dentro da empresa, mas nos seus parceiros. De que adianta criar políticas internas rígidas se o software de controle de ponto que sua empresa usa é vulnerável ou não segue a lei?

A LGPD prevê a responsabilidade solidária. Se o seu fornecedor de software (operador) falhar na proteção dos dados dos seus funcionários (controlador), sua empresa pode ser responsabilizada judicialmente.

É por isso que a escolha de um parceiro tecnológico é uma decisão estratégica. Você precisa de fornecedores que tratem a segurança e a conformidade como prioridade, utilizando tecnologias que ajudem no combate à fraude sem comprometer a privacidade.

A tranquilidade de um ecossistema em conformidade: Insoft4

Na Insoft4, entendemos que a confiança é a base da gestão de pessoas. Todo o nosso ecossistema de soluções para RH, incluindo o Ponto Soft, Ponto Mobile e Ponto Soft Enterprise, foi desenvolvido seguindo os conceitos de Privacy by Design (privacidade desde a concepção).

Nossas soluções garantem:

1. Segurança no Tratamento de Biometria: Nossos sistemas de ponto, incluindo o Reconhecimento Facial, utilizam tecnologias avançadas para garantir que os dados biométricos sejam coletados, armazenados e tratados com a máxima segurança, em total conformidade com a LGPD.

2. Controle de Acesso Rigoroso: As plataformas permitem a configuração de perfis de usuário detalhados, assegurando que apenas as pessoas autorizadas acessem as informações que lhes competem.

3. Transparência e Rastreabilidade: Nossos sistemas geram logs e registros que permitem auditorias, ajudando sua empresa a demonstrar conformidade caso seja necessário.

4. Conformidade Contínua: Não apenas entregamos um software em conformidade, mas nossa equipe acompanha as mudanças na legislação para manter as soluções sempre atualizadas e seguras.

A LGPD no RH não é um obstáculo. É uma oportunidade para modernizar a gestão de pessoas, aumentar a transparência e construir relações de confiança. Para fazer isso, é fundamental contar com parceiros que entendam a profundidade dessa responsabilidade.

Garanta que sua gestão de ponto e acesso esteja alinhada às exigências legais. Conheça as soluções Ponto Soft da Insoft4 e tenha a segurança de um parceiro especialista em tecnologia e conformidade.

‍