Conheça a Portaria 671/2021 e as novas regras para o registro de ponto dos funcionários

10/2/22

A portaria nº 671 de 8 de novembro de 2021 regulamenta novas regras da lei trabalhista, teve sua publicação no dia 11 de novembro de 2021 no Diário Oficial da União. Entre os diversos assuntos que são abordados, temos o descanso semanal remunerado, a carteira de trabalho e jornada de trabalho. Entretanto, as mudanças mais significativas estão nas regras para controle de frequência dos funcionários.  

Na Portaria 671/2021 MTP surgem novas regras sobre as formas de marcação de ponto, sistemas de gestão e espelho de ponto. Tudo isso está na seção IV do capítulo V, a partir do artigo 72.  

Saiba mais sobre a nova legislação para o registro de ponto:

Mudanças nas opções para registro de ponto:

A 671/2021 MTP muda a legislação do controle de ponto, com novas regras para os documentos fiscais e novas formas de registro de ponto eletrônico, ela unifica o que estava nas portarias 1510/2009 MTE e 373/2011 MTE , incluindo mais algumas novidades. Em geral, dizemos que a portaria 671 permite a atualização das formas de registro de ponto para o que já temos de tecnologia, facilitando o uso dos modelos mais seguros e modernos.

Temos 3 opções de sistemas para o controle de jornada eletrônico: Convencional, Alternativo e por Programa, são essas as maiores mudanças da nova portaria. Anteriormente, existia apenas a opção de registro com relógio eletrônico de ponto e sistema de tratamento com a portaria 1510/2009 MTE, aplicativos e programas era considerados formas alternativas, previstas na portaria 373/2011 MTE.  

Algumas das regras são válidas para todos os sistemas de controle de ponto, como a obrigatoriedade do registro fiel das marcações, também temos a proibição da alteração dos dados de registros originais e principalmente, a limitação das marcações.  

Em todas as opções existe o programa de tratamento de registro de ponto, mas cada uma possui uma forma de coleta das marcações.  

A tabela acima possui um resumo de como funcionam os novos sistemas de registro de ponto, com todas as diferentes formas de coleta de marcação e o tratamento. Abaixo vamos explicar de forma completa:  

REP-C – Convencional

O Relógio Eletrônico de Ponto que já conhecemos agora é o REP-C, que antes estava definido na Portaria 1510/2009 MTE. A partir da vigência da nova portaria os empregados devem ser cadastrados no novo equipamento pelo número do CPF, não mais o PIS. Além disso, o registro no CAREP não é mais necessário.  

O Atestado Técnico do equipamento também mudou e continua sendo necessário em fiscalizações, mas, agora possui um novo modelo. O REP-C continua tendo seus requisitos definidos pelo INMETRO, além de precisarem estar homologados e certificados pelo MTP.  

É possível consultar os modelos de REP C certificados em: https://www.gov.br/trabalho -e-previdencia/pt-br/composicao/orgaos-especificos/secretaria-de-trabalho/inspecao/fiscalizacao-do-trabalho/rep.  

Tenho um REP na minha empresa, vou precisar substituir?

Não, a portaria define no artigo 96 que quem utiliza um REP-C certificado durante vigência da Portaria 1510/2009 MTE (ou seja, até 10 de fevereiro de 2022) pode continuar utilizando, o próprio Arquivo Fonte de Dados deve ser emitido conforme a portaria de 2009.  

REP-A – Alternativo

O REP-A são as Formas Alternativas para Registro de Ponto, que antes estavam permitidas pela Portaria 373/2011 MTE. Ou seja, qualquer forma de marcação, como qualquer programa ou equipamento para registro de ponto, que é autorizada por acordo ou convenção coletiva.  

O REP-A pela Portaria 671/2021 deve permitir a identificação do empregado, conforme anteriormente. A grande mudança vem na emissão do arquivo AFD, que virou uma exigência no caso de acordos e convenções que vem após a nova portaria. O Atestado Técnico também é uma exigência para a utilização do Registro Alternativo.  

Utilizo um aplicativo para registrar as marcações dos colaboradores, o que devo fazer?

Pode ficar tranquilo, todas as formas alternativas de ponto definidas na portaria 373/2011 MTE agora são consideradas REP-A, porém existem mudanças nas exigências, como os arquivos AFD.  

A Portaria 373/2011 MTE tem vigência até 10 de fevereiro de 2022, a mesma data que passam a vigorar as novas exigências, como por exemplo, o AFD com assinatura digital. Até lá o aplicativo que você utiliza deve estar atualizado, mas por enquanto você pode continuar utilizando normalmente.  

REP-P – Programa  

Essa é a maior novidade da portaria 671/2021 MTP, o registro de ponto via programa, conforme artigo 78. É um sistema com servidor exclusivo para armazenamento do registro de jornada de trabalho, que também possui a emissão dos documentos fiscais e comprovantes.  

Todo o sistema de registro de ponto por programa é composto pelo coletor de marcação (dispositivo ou software), seu armazenamento e depois tudo é enviado para o sistema de tratamento.  

De forma simplificada, o REP-P é um software para registro de ponto, podendo ser um aplicativo, o que diferente do que antes poderia ser REP-A, não necessita de autorização do sindicato! Ele deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e Atestado Técnico. Deve emitir comprovante com assinatura digital conforme padrão ICP-Brasil e o AFD também é uma exigência para quem utilizar o REP-P.  

Programa de tratamento de registro de ponto (PTRP)

A portaria 671/2021 MTP também rege o tratamento do ponto, que é necessário para todas as formas de coleta de marcação e faz parte de cada um dos sistemas de registros eletrônico de ponto com as mesmas regras. Em geral, podemos definir como o software que fará o tratamento das marcações com finalidade de realizar o fechamento de ponto e emitir o espelho.  

O PTRP precisa realizar o tratamento do ponto sem alterar os registros originais e o manter o histórico, para gerar o Relatório Espelho de Ponto Eletrônico ao término de cada período. O Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) também é emitido pelo PTRP.  

O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é obrigatório para o PTRP, com assinatura digital.  

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E o registro de ponto manual e Relógio Cartográfico?

As formas manuais e mecânicas de registro de ponto continuam válidas. Mas é importante lembrar que essas são maneiras antigas de registro e não garantem segurança.  

Documentos fiscais e comprovantes

Mais do que as formas de registro de ponto, a portaria 671/2021 MTP também faz novas definições e atualizações sobre todos os documentos fiscais e comprovantes referentes ao controle de ponto dos funcionários.  

Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador

O Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é o ticket que sai da impressora do relógio de ponto ao realizar a marcação, ele continua como uma obrigação para o REP-C e agora também para o REP-P. Os novos comprovantes irão utilizar o CPF do funcionário ao invés do PIS.  

No caso do REP-P, todos os comprovantes emitidos devem ser assinados digitalmente e possuir um código Hash do registro, também podem ficar em arquivo PDF. O comprovante também deve estar disponível para consulta por até 48 horas após o registro.  

Arquivo Fonte de Dados (AFD)

O AFD é o arquivo que possui todas as informações puras e tratadas das marcações de ponto no REP, necessário em todos os sistemas, ele que vai ser solicitado em fiscalizações.  

No REP-C, o AFD continua sendo coletado pela porta fiscal padrão USB. Já para o REP-A e REP-P o arquivo deve ser gerado e entregue nos casos de fiscalização, também precisa ter assinatura digital emitida por autoridade integrante ICP Brasil.  

Espelho de Ponto Eletrônico

O Espelho de Ponto Eletrônico é a conclusão do tratamento de marcações dos funcionários no período, feito durante o fechamento da folha de pagamento. Esse é um arquivo obrigatório para qualquer sistema de registro eletrônico de ponto que deve ser gerado pelo PTRP.  

É obrigatório que todos os funcionários tenham acesso ao espelho de ponto no final do período, por PDF ou físico.

Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ)

O Arquivo Eletrônico de Jornada mantém todos os registros de ponto dos funcionários de uma empresa, é uma nova exigência da portaria 671/2021 MTP, que substitui os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratado) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais). Ele é gerado pelo programa de tratamento de ponto, em todos os tipos de sistema de coleta de marcação utilizados na empresa.  

No AEJ devem estar todas as informações dos tipos de sistema eletrônico de ponto, todos os empregados, os registros, horário contratual, banco de horas, ausências e dados do programa de tratamento. Ao final, o Arquivo Eletrônico de Jornada deve ter uma assinatura eletrônica.  

Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade

O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é mais uma exigência comum para todos os tipos de REP e para o PTRP. O fabricante das soluções deve fornecer o documento para a empresa usuária, que comprove que o sistema ou equipamento utilizado está em conformidade com a legislação. Os atestados foram padronizados e têm exigências que não eram previstas anteriormente.  

Sempre que uma empresa for utilizar um sistema ou equipamento de ponto eletrônico ela deve ter o atestado técnico, em arquivo PDF e com assinatura digital esse é um documento solicitado nas fiscalizações.  

Quando a portaria 671/2021 entra em vigor?  

A portaria, de forma geral, entra em vigor na sua data de publicação, 08 de novembro de 2021.  Entretanto, toda a seção IV do Capítulo V, que fala sobre o registro de ponto, só entra em vigor 10 de fevereiro de 2022, segundo o inciso I do caput art. 401. As portarias 1510/2009 MTE e 373/2011 MTE são revogadas a partir dessa data. Desta forma, os novos tipos de rep e exigências do AFD estão vigentes a partir de 10 de fevereiro de 2021.  

Por fim, os desenvolvedores das soluções de tratamento de  ponto eletrônico possuem o período de um ano para se adequarem ao novo modelo de espelho e AEJ.

Como fica o Ponto por exceção?

A portaria 671/2021 MTP permite de forma clara a anotação de ponto por exceção em todos os tipos de sistemas de controle eletrônico de jornada, além do manual e mecânico. Isso reforça o art. 74, § 4º da CLT (Decreto-Lei nº 5.452, de 1943), que foi o primeiro a permitir o ponto por exceção, mediante acordo com sindicatos ou direto com o funcionário.

Saiba mais sobre ponto por exceção!

Como funcionará a fiscalização?

A fiscalização do controle do controle de ponto sempre será feita por um Auditor-Fiscal do Trabalho presencialmente na empresa. Na auditoria se verifica a adequação legal da forma de registro de ponto em conformidade com a Portaria 671/2021 do MTP, se tiver alguma irregularidade o sistema será descaracterizado e serão tomadas as medidas aplicáveis ao caso.  

Nos sistemas de ponto eletrônico, o auditor-fiscal pode solicitar o atestado técnico e o AFD, que devem ser prontamente entregues. O AFD no REP C será exportado pela porta fiscal pelo próprio auditor, no REP A ou REP P o arquivo precisa ser gerado e entregue. O espelho de ponto e o AEJ também podem ser solicitados, a partir de sua vigência, com prazo mínimo de 2 dias para a entrega.  

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