Posso alterar a folha de ponto? Veja o que diz a lei e como manter registros seguros
Imagine o seguinte cenário: durante uma auditoria interna, o setor de RH percebe que algumas marcações de ponto não batem com os horários reais trabalhados. Para evitar erros no cálculo de horas extras, um gestor decide ajustar manualmente a folha. A intenção era apenas corrigir, mas sem um registro formal da justificativa, a alteração poderia ser considerada fraude em uma fiscalização futura.
Situações como essa geram uma dúvida comum: quando o RH pode alterar a folha de ponto e quais cuidados ele deve tomar para não expor a empresa a riscos trabalhistas? A legislação permite que a empresa faça ajustes em casos específicos, mas exige que ela documente, seja transparente e garanta rastreabilidade para manter a segurança jurídica.
Ao longo deste conteúdo, vamos mostrar quais mudanças são legalmente aceitas, os riscos de alterações sem respaldo e como um sistema de controle de ponto moderno pode proteger o RH e a empresa de problemas futuros.
Entendendo a importância da folha de ponto
A folha de ponto é mais do que um simples registro das horas trabalhadas. Ela funciona como um documento oficial que comprova a jornada do colaborador e serve de base para o cálculo de salários, horas extras, adicionais e benefícios. Por isso, qualquer alteração precisa ser tratada com extremo cuidado, já que uma mudança incorreta pode gerar não apenas questionamentos internos, mas também ações trabalhistas e multas aplicadas pela fiscalização.
Quando alterar a folha de ponto é legalmente permitido
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e regulamentações complementares, ajustes são aceitos apenas em situações justificáveis, como:
- Erro de digitação na marcação manual.
- Falha técnica no relógio ou no sistema eletrônico.
- Esquecimento do colaborador ao registrar entrada ou saída.
- Inclusão de horários referentes a viagens ou deslocamentos autorizados pela empresa.
Entretanto, mesmo nessas circunstâncias, é fundamental que haja comprovação documental, como: e-mails, registros internos ou solicitações formais e que o colaborador esteja ciente da alteração.
Quando a modificação representa um risco
Alterações feitas com a intenção de reduzir horas extras, excluir atrasos, manipular banco de horas ou mascarar ausências são consideradas fraude trabalhista. Essa prática pode resultar em penalidades previstas na CLT, pagamento retroativo das horas, indenizações e danos à imagem da empresa. Além disso, a jurisprudência tende a interpretar qualquer inconsistência não justificada como indício de má-fé.
Como realizar alterações de forma segura
Para minimizar riscos, o processo deve seguir alguns passos essenciais:
- Identificar o motivo da alteração e verificar se ele se enquadra nas situações permitidas pela lei.
- Coletar documentos comprobatórios e armazená-los junto ao registro modificado.
- Registrar a ciência do colaborador, seja por assinatura eletrônica, seja por protocolo interno.
- Realizar a alteração no sistema de ponto, garantindo que ela fique registrada no histórico.
- Manter relatórios de auditoria para consulta futura em caso de questionamento.
O papel da tecnologia na proteção dos dados
Um sistema de controle de ponto moderno não apenas registra as marcações originais, mas também documenta toda e qualquer alteração, indicando:
- Data e hora da modificação.
- Usuário responsável pela alteração.
- Motivo informado.
- Registro anterior e registro atualizado.
Assim, caso ocorra uma fiscalização ou ação trabalhista, a empresa consegue comprovar que realizou a mudança de forma legítima, documentada, autorizada e, que utiliza recursos como criptografia e assinatura digital para impedir que terceiros adulterem os dados, fortalecendo ainda mais a segurança jurídica.
Benefícios para o RH e para a gestão
Além de evitar riscos, a rastreabilidade poupa tempo da equipe de RH, que pode acessar relatórios claros e completos sempre que necessário. A gestão também ganha confiança para tomar decisões estratégicas com base em informações confiáveis, reduzindo a margem de erro e aumentando a transparência interna.
Tecnologia que garante a segurança do seu controle de ponto
Alterar a folha de ponto não é ilegal quando feito nos casos previstos e com a devida comprovação. No entanto, qualquer modificação exige critérios claros, documentação e tecnologia para garantir que os registros permaneçam íntegros. É nesse ponto que as soluções da Insoft4 se destacam. Nossos sistemas, como o Ponto Soft, são desenvolvidos para atender às exigências da legislação trabalhista, incluindo a Portaria 671.
Cada alteração na folha de ponto é registrada com uma trilha de auditoria detalhada, garantindo que todas as mudanças sejam feitas de forma transparente e rastreável. Além disso, a plataforma é intuitiva, simplificando a gestão do RH, e se integra com os principais sistemas de folha de pagamento do mercado, minimizando erros e otimizando o tempo.
Com 25 anos de experiência e um atendimento 360°, a Insoft4 oferece mais do que um software, oferece uma parceria estratégica para a sua gestão de ponto. Escolha a segurança de quem entende do assunto.
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