A gestão de frequência de colaboradores é regida pela legislação trabalhista brasileira, saiba mais sobre esse assunto com nosso artigo completo:

Qual a lei do controle de ponto?

• Artigo 74 da CLT – alterado pela Lei nº 13.874/2019 (liberdade econômica)

A própria CLT impõe a obrigatoriedade do controle de ponto, para empresas com mais de 20 colaboradores, anteriormente era para empresas com 10 funcionários. Além disso, o artigo também informa as formas possíveis para os registros, que são por meio manual, mecânico ou eletrônico, que é válido tanto para funcionários que estão na empresa como para os que, por diversos motivos, estão fora do estabelecimento.

Por fim, a CLT também determina a possibilidade do ponto por exceção.

 Art. 74.  O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.            (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 1º (Revogado).            (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.           (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.           (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 4º  Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.            (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

Saiba mais:

• O que é CLT?  
• Como utilizar o Ponto por Exceção?

• Portaria 671/2021

A Seção IV da Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) definiu novas regras para o controle de ponto e revogou as portarias 1510/2009 e 373/2011.

Essa seção da portaria trata principalmente sobre o ponto eletrônico:

Art. 73. Sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT.

A portaria de 2021 trouxe diversas mudanças para o ponto eletrônico, como uma nova forma de registro (o REP-P) e mudanças na documentação legal, seu principal ponto foi atualizar a legislação para o que já tínhamos como possibilidade tecnológica, mantendo a segurança e precisão das marcações. Mas, além disso, também temos as regras para as formas manuais e mecânicas de controle de ponto.

Saiba mais:

• Conheça a Portaria 671/2021 e as novas regras para o registro de ponto dos funcionários

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Quais as principais regras para o controle de ponto?

A Portaria MTP 671/2021 define regras gerais para o controle de ponto eletrônico, são elas:  

• Registro fiel das marcações: Manter a precisão da marcação do funcionário é um ponto principal da legislação de controle de frequência.
• Não ter restrição da marcação: Para que as marcações sejam precisas conforme a realidade do que foi o horário de trabalho executado, não deve haver dispositivos para bloquear registros fora do horário ou conforme localização.
• Não realizar marcação automática: A marcação deve ser feita pelo funcionário, isso não deve ser confundido com o ponto por exceção.

• Não exigir permissão para marcação fora do horário: Marcações que vão resultar em hora extra não devem exigir qualquer tipo de autorização.
• Manter os dados fiéis: Para manter a fidelidade dos dados de registro dos funcionários é necessário que não haja dispositivos para realizar alterações. Se for necessária alguma alteração de registro, é importante que tenha justificativa e conhecimento do funcionário.

Saiba mais:

• A empresa pode restringir o horário do registro de ponto eletrônico?

Quais as formas de registro de ponto eletrônico?

Anteriormente, tínhamos a Portaria MTE 1510/2009 que definia o sistema de controle de ponto e os relógios eletrônicos de ponto (REP) e a Portaria MTE 373/2011 que falava sobre os sistemas alternativos, utilizados mediante autorização junto ao sindicato, que podiam ser aplicativos e programas de computador.  Agora com a nova portaria, existem três formas de coletar o registro de ponto dos colaboradores, são elas:

• Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P) - São dispositivos, aplicativos ou programas de computador para marcação de ponto, devem estar registrados no INPI como programa de computador e emitir o comprovante de registro de ponto com assinatura digital padrão ICP-Brasil, além disso, emitem o Arquivo Fonte de Dados (logo abaixo falaremos sobre esse documento).
• Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) – Muito parecido com o que tínhamos na Portaria MTE 373/2011, são dispositivos, aplicativos ou programas para registro de ponto que podem ser utilizados mediante aprovação por acordo ou convenção coletiva. Não existe a obrigatoriedade de emissão de comprovante, mas devem emitir o Arquivo Fonte de Dados.
• Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) – Basicamente, o REP que tínhamos na Portaria MTE 1510/2009, mas agora utilizando o CPF do funcionário para identificação e sem a necessidade de registro no CAREP. Segue com as portas fiscais, extração do Arquivo Fonte de Dados, requisitos do INMETRO e registro no MTP. São os relógios de parede com registro por cartão, biometria, etc.

Saiba mais:

• O que é REP-P: Principais mudanças da lei
• Formas de registro de ponto: Diferenças entre REP-C e REP-P
• App de ponto eletrônico vale a pena?
• Quais são as formas de registro de ponto eletrônico?

Quais os documentos legais relacionados ao controle de ponto?

• Comprovante de marcação: Documento que une dados da empresa, funcionário e da marcação, junto de um número sequencial de registro. Antes esse documento era apenas o ticket emitido pelo REP, agora ele também pode ser um arquivo digital (PDF) no caso do REP-P, que deve ter assinatura digital pelo padrão ICP-Brasil, ficar disponível por 48h e ter um código hash da marcação.

• Arquivo Fonte de Dados (AFD): É o arquivo com dados de todas as marcações do dispositivo, aplicativo ou programa utilizado para coleta dos registros. No caso do REP-C é extraído pela porta fiscal, já no REP-A e REP-P é gerado por sistema e deve ter assinatura eletrônica.

• Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ): Gerado pelo sistema de tratamento com todos os dados de horários de trabalho, ausências, formas de registro, registros, funcionários, etc de determinada empresa que tem seu ponto controlado pelo sistema. Tem assinatura eletrônica e é um arquivo digital utilizado em fiscalizações, substitui os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratado) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais);

• Relatório Espelho de Ponto Eletrônico: É o documento com todos os dados de ponto de um funcionário no mês (que implica diretamente na folha de pagamento), emitido pelo sistema de tratamento, deve ser entregue ao funcionário.

• Atestado técnico: Documento emitido pela fabricante/desenvolvedora do programa de tratamento de dados ou das formas de marcação (REP-C, REP-A ou REP-P) para a empresa, atestando que está em conformidade com a legislação.

Ainda pode usar ponto cartográfico e livro ponto?

Pela legislação atual, ainda é possível utilizar o ponto cartográfico (o cartão amarelinho) e o livro ponto. Entretanto, essas formas não são as mais indicadas por não ter tanta precisão, serem vulneráveis fraudes e não oferecer nenhuma facilidade na hora de calcular o ponto.

Saiba mais:

• Motivos para utilizar o Ponto Eletrônico ao invés do manual
• Como migrar do ponto manual para o ponto eletrônico

Quem não tem 20 colaboradores precisa controlar o ponto?

Como vimos, a legislação não obriga que empresas com menos de 20 funcionários façam o controle de ponto, entretanto, segue sendo o mais indicado. Isso porque sem esse controle a empresa não consegue fazer a gestão de horas extras e frequência dos funcionários, se colocando em vulnerabilidade para fraudes, erros no pagamento e reclamatórias trabalhistas.

Saiba mais:

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